ProcessMaker, BPM (Süreç Yönetim Yazılımı) alanındaki en başarılı Açık Kaynak Kodlu yazılımlardan biridir. BPM alanındaki birinci çözüm tercihimizdir. Bu tercihin oluşmasında etkili olan birkaç neden şunlardır:
- Sağlam altyapısı
- Dynaform arayüz tasarım editörü
- İstikrarlı gelişim çizgisi
ProcessMaker, 2000 yılında Bolivya – La Paz merkezli olarak kurulan Colosa yazılım şirketinin açık kaynak kodlu amiral ürünüdür. ProcessMaker kısa zamanda tüm dünyada popüler olmuş, BPM alanında en başarılı open source üründür. LAMP (Linux, Apache, MySql, PHP) veya WAMP (Windows, Apache, MySQL, PHP) altyapısı üzerinde çalışır.
ProcessMaker ile işletmenizde yer alan süreçleri kolayca dizayn edebilir, bu süreçleri ilgili kullanıcı ve gruplara bağlayabilir, sürecin akışı esnasında gerekli bilgi ve belgelerin girilmesini sağlayabilirsiniz. Böylece halihazırda, kağıtlarlar yürüyen süreçleriniz, elektronik altyapıya kavuşur. Birkaç örnekle anlatalım. Örneğin, işletmenize alınacak bir demirbaşın, satınalma kararı birden çok kişi tarafından verilen onaylar ile yapılıyorsa, ProcessMaker bu süreci modellemenize ve elektronik ortamda yürütmenize yardımcı olur. Buna benzer şekilde; masraf onayları, izin alma süreçleri ve bunun gibi aklınıza gelebilecek her süreç ProcessMaker’da yürütülebilir.
Selensoft ekibi olarak bizim ProcessMaker ile tanışmamız 2010 yılında olmuştur. Yaptığımız projelerde, ERP sistemlerinin iş süreçlerinde yetersiz kalması bizi BPM alanında araştırmaya itmişti. Açık kaynak kod dünyasına olan ilgimiz dolayısıyla da ProcessMaker ile tanıştık. Hızlı ve kolay kurulumu, sağlam altyapısı ve dokümantasyonu, entegrasyona açıklığı ile dikkatimizi çekti ve hızlı bir başlangıç yaptık. Takip ettiğimiz yıllar boyunca ProcessMaker, istikrarlı gelişimini sürdürdü, yeni sürümler konusunda plan ve taahhütlerine uydu. Bu sayede hem güvenimizi hem de takdirimizi kazandı.
Arayüz Özellikleri
ProcessMaker; Süreç Dizayn Aracı, İş Takip Ekranı, ve Yönetim bölümlerinden oluşur. Son dönemde, 2.0 versiyon serisi ile birlikte, yazılıma anlık takibe imkan veren Dashboard (Masaüstü) ve Döküman Ekleme özellikleri de eklendi.
Süreç Dizayn Aracı ile işletmenize özel sürecinizi dizayn etme, değişiklik ve eklemeler yapmak imkanı bulunmaktadır. Aşağıdaki örnekte, bir işletmenin satınalma süreci basit olarak modellenmiştir. Bu sürece göre, bir kullanıcı satınalma talebini oluşturduktan sonra, talep satınalma maliyetine göre; Yönetici, Müdür ve Finans Müdürü onaylarına düşmekte, onaylardan geçer ise sipariş oluşturma ve fatura/irsaliye girişi adımları sırasıyla işletilmektedir. Süreç dizaynır ile siz de kendi sürecinizi ProcessMaker’da hazırlayabilir veya mevcut süreci kendinize uyarlayabilirsiniz.
İkinci adımda, sürecin her bir adımını (örnekteki her bir mavi kutucuğu) işletmemizdeki ilgili kişiler veya gruplar ile bağlıyoruz. Örnekten yola çıkarsak, eğer işletmemizde tek bir Finans Müdürü var ise ve uzun vadede bu durum değişmeyecek ise Finans Müdürü onayını müdürün kullanıcısına bağlıyoruz. Ancak, örneğin, talep girişi yapabilecek birçok kişi var ise bu kişileri bir grup altında toplayıp, süreci kullanıcıya değil gruba bağlıyoruz. Bu örnekte, taleplerin tüm işgörenler tarafından girileceği öngörülerek işgörenler isminde bir grup oluşturuldu ve Talep girişi adımı bu gruba bağlandı. Elbette süreç adımlarını birden çok kişi ve gruba veya bunların kombinasyonuna da bağlayabilirsiniz.
Kullanıcıların göreceği ekran ise İş Listesi ekranıdır. Bu ekranda kullanıcılar; onay vermek, veri girmek veya diğer işlemleri yapmak için kendilerine düşen işleri görebilir, işlemlerini yapabilir veya yeni bir iş oluşturabilirler.
Yeni bir iş oluşturulduğunda, veya kullanıcının iş listesine düşen bir iş tıklandığında, iş ile ilgili bilgi grişinin ve fonksiyonların (onay gibi) gerçekleştirileceği formlar ekrana gelir. Örnekten gidersek, yeni bir satınalma talebi başlatıldığında kullanıcının karşısına talep ile ilgili bilgileri girebileceği bir form gelir. Bu form da tıpkı süreç gibi, ProcessMaker içinde esnek olarak hazırlanabilmektedir (Dynaform). Kullanıcı bilgi girişini bitirdikten sonra, süreç bir sonraki adıma geçer ve adım ile ilgili olan kullanıcının iş listesinde görünür.
Bu yazımızda ProcessMaker ile ilgili genel bir bilgilendirme yaptık. ProcessMaker ile ilgili detaylı bilgi için ProcessMaker web sitesine, wikisine, ve forumlarına bakabilirsiniz. ProcessMaker ile ilgili güzel bir başlangıç yazısı Sistem Yönetimi blogunda yer almaktadır. İlerleyen zamanlarda ProcessMaker ile ilgili eğitici video çalışmaları da bu sitede yer alacaktır.