Temel çıkarımlar
- Alfresco'nun anlamını, belge yönetimi ve iş süreci otomasyonuna yönelik zengin yetenekleriyle tanımlayalım.
- Alfresco platformunun 20 avantajı ve ana özelliklerin ötesindeki ekstra yetenekler hakkında daha fazla bilgi edinin.
- Açık kaynaklı çözüm: bir maliyeti var mı? Temel özellik kümesine yönelik yatırımı öğrenin.
- Bu şirketler herkesin dilinde ve Alfresco'ya güveniyorlar.
Şirketlerdeki iş süreci değişikliklerinin günümüzdeki yoğunluk düzeyi, kaosu önlemek yerine ilerlemek için yalnızca iki yön bırakıyor: iş süreci yönetiminin (BPM) etkin BT sistemini entegre etmek veya şirketin süreçlerini aşırı kontrolle mikro yönetmek. BPM sistemlerinin günümüzde belirgin bir yükselişe geçmesinin nedeni budur.
Alfresco nedir?
Alfresco, temelinde Java teknolojileri bulunan, işletmelere ücretsiz ve lisanslı bir Dijital İş Platformu sunan bir grup bilgi ve iş süreci yönetimi yazılım ürünüdür. Alfresco'nun şirketteki dijital dönüşümüne ilişkin ayrıntılara daha derinlemesine inmek istiyorsanız önceki yazımızı okuyabilirsiniz.
Alfresco açık kaynak çözümlerinin avantajlarını daha derinlemesine incelemeden önce, herkesin Alfresco sürümlerinin genel kabul görmüş şartları konusunda aynı fikirde olduğundan emin olalım.
Community Edition (CE), Alfresco tarafından desteklenen ücretsiz bir açık topluluk platformudur. Resmi olarak belirtildiği gibi, kritik olmayan iş süreçleri veya içerik ihtiyaçları için kullanılması gerekiyor. Bununla birlikte, deneyimlerimize göre, her seviyedeki işletmelerin, eski Alfresco geliştiricilerinin ekipler halinde bir araya gelmelerinin desteğine başvurmaları halinde mümkün olabilir. Şirket için yeni özelliklerin ve uygulama araçlarının araştırılması için iyi bir temel oluşturur. Yeni bir şey icat edebilir ve bunu mücadele odaklı teknoloji meraklılarıyla başarıyla uygulayabilirsiniz.
Enterprise Edition (EE), kurumsal düzeyde özelliklere ve sürekli güncellemelere, takdir edilen ölçeklenebilirliğe ve yüksek performansa duyarlı olan ve Alfresco'nun veya sertifikalı iş ortaklarının desteğini tercih eden işletmeler için Alfresco platformunun bir abonelik sürümüdür. CE'nin hizmet ve destek yelpazesinden farklıdır ancak aynı özellik setine sahiptir. Şirket içi ve bulutta mevcut olan daha fazla bağlantı gerektirdiğinden EE, ticari dağıtım için daha çok tavsiye edilir.
İlerleme kaydetmek isteyen ve büyümenizi destekleyecek sinerjik bir ortak bulmak çok önemlidir. Aimprosoft Alfresco geliştiricileri, özel geliştirme hizmetleri sunmanın yanı sıra Alfresco açık kaynak topluluk platformuna düzenli olarak katkıda bulunur. Çünkü misyonumuz işimizi iyi yapmanın ötesinde. İlerlemeye ve ilerlemeye çalışıyoruz.
Alfresco yeteneklerine genel bakış
Evrakların saklanmasında uyum sağlanırsa iş düzene girer. Dosyaları nasıl yönettiğimiz, dosyaları saklama şeklimiz ve onlarla nasıl çalıştığımız yıldan yıla verimliliğimizi etkiler.
Daha sonra, toplantı sonrası ses parçaları, video konferans görüşmesi kayıtları, beyin fırtınası oturumu notları, gizli belgeler ve intranet sunucularında düzensiz bir şekilde saklanan diğer kritik bilgilerin bulunduğu tüm klasör yığınlarını nasıl düzelteceğinizi anlatacağız. .
Olağanüstü özelliklerden biri, özellikle dikkat edeceğimiz dijital belge yönetim sistemidir. Dikkat çeken diğer seçenekler ise bu vakalar üzerinde biraz duracağımız iş akışı ve işbirliğidir.
İş Süreçleri Yönetimi sistemleri iş akışlarınızı nasıl iyileştirebilir?
Başlangıç olarak öncelikle Alfresco'nun 'iş akışı' anlamındaki anlamı üzerinde anlaşalım. Business Dictionary'e göre iş akışı , birkaç kişinin katıldığı ve kuruluşun faaliyetleri için sonuç değeri olan bir iş sürecini içeren güvenilir bir şekilde tekrarlanabilir adımlardan (sıralı veya paralel) oluşan bir ilerlemedir.
İş akışı, Alfresco'nun temel amacı olan şirketin günlük iş süreçlerinin otomatikleştirilmesiyle ilgili temel bir terimdir. Bu nedenle, İş Süreçleri Yönetimi (kısaca BPM), iş çabalarını işbirliği ortamında uygun bir eylem, bilgi ve belge akışı dizisi halinde düzenlemenin aracıdır. BPM'ler, yerleşik CRM sistemlerini, CMS'leri ve Alfresco EDM sistemleriyle eşleştirilen muhasebe sistemlerini tamamlar ve bilgi işleme ve alışverişini sıraya koymalarına olanak tanır.
İş akışları anlayamayacağımız gizemli bir şey değil. Herkes her gün e-postayla, akıllı telefonla (çağrılar, mesajlar, uygulamalar) ve hatta ağızdan ağza iletişim kurarak süreçleri başlatabilir ve taşıyabilir. Evet, açık havanın olmadığı bir dünyada oluyor bu. Ayın karanlık tarafına, yani teknoloji tarafına ışık tutalım.
Her iş akışı kendi sanal alanında yürütülür. Alfresco'da devam eden diğer akışların mantığının veya işlevselliğinin bozulmasını önler. Bu iş hareketi, atananlar ve başlatanlar tarafından görülebilir ve yalnızca devam eden bilgilerin gizliliği korunur.
Teknik olarak sistem, Alfresco modüllerini ve bileşenlerini bağlamak için Activiti üzerinde çalışıyor ve eylem sürecini kolaylaştırıyor. İş kullanıcıları, çoğu zaman olduğu gibi, eğer-o halde-else karar ağaçlarıyla ilgili karmaşık durumlarla nasıl baş edebileceklerini görsel olarak görebilirler. Kullanılan iş akışı motoru, iş akışı süreç yönetimi olanağını büyük ölçüde genişleten 3. taraf uygulamalarla, API'lerle ve kitaplıklarla entegre edilebilir. Ama hiç de öyle değil. İş akışı tasarımcısı (Activiti tasarımcısı), kullanıcıların herhangi bir kod satırı olmadan basit iş akışları oluşturmasına olanak tanır. Diğer durumlarda, en cesur fikirlerinizi hayata geçirmek için Alfresco geliştiricilerinden yardım isteyin. Alfresco depolamanın yanı sıra içeriğiniz, her biri dashlet'lerden oluşan ayrı gösterge tablolarıyla donatılmış web sitelerinde saklanabilir. Sistemin hem çekirdek hem de Alfresco Share'e göre özelleştirilebilmesi nedeniyle geliştirme ve danışmanlık hizmetleri talep görmektedir.
If-then-else karar ağacının dalı. Açık havada
Doküman yönetimi
Köklü belge yönetimi eksikliklerle doludur. Yanlış yerleştirilmiş çeşitli dosyalar çalışanların sayısız zamanını alır. Tek bir çalışanın doğru belgeyi bulmak için haftada 5-6 saat harcadığına inanılıyor: Belgelerin yeni sürümlerinin sürekli olarak üzerine yazılması ve üst üste basılması, sürüm kontrolünü bozuyor. Dokümanların bulunduğu darmadağın alan, ofisi mağazaya dönüştürür ve harcamaları kağıda yansıtır.
Alfresco'lu elektronik belge yönetim sistemi (EDMS), mevcut belgelerin kopyalanması, aktarılması, onaylanması ve gönderilmesini şeffaf bir şekilde akıllı bir iş akışına dönüştürerek sorunları çözer. Üstelik hukuki , pazarlama veya mühendislik belgeleri gibi yüksek önem taşıyan dosyalar çok az çabayla bulunabilir, paylaşılabilir ve güvence altına alınabilir.
Bununla birlikte Alfresco çözümleri EDM ile sınırlı değildir. Tamamlayıcı bir unsur, akıllı dosya dağıtımının iş sürecinin merkezine entegrasyonudur. Sonuç olarak, insanların kullandığı uygulamalar ve cihazlar aracılığıyla bilgi, zamanında doğru kişinin eline geçiyor. Amazon benzeri arama, etiketli dosyaların ne olduklarına göre önceden çağrılmasına olanak tanır. Sürüm kontrolü sayesinde kayıtlardaki hiçbir değer kaybolmaz. Alfresco, tüm değişiklikleri belge yolculuğunun ortasında kaydetti; böylece ihtiyacınız olan değiştirilmiş ayrıntıları bulma umuduyla çok sayıda klasöre veya e-posta zincirine gerek duymazsınız.
Alfresco geliştiricilerinin dava üzerinde kalmasına izin verin .
Kısacası ECM, yöneticilere Sherlock Holmes'un tümdengelimli akıl yürütmesini denemek yerine odak noktasını değiştirme ve büyük resmi görme özgürlüğü verir.
Kurumsal İşbirliği
Her zaman olduğu gibi, her türlü işbirliğinin otomasyonuna yönelik bir talep olacaktır. Kurumsal içerik yönetimi alanında sağlam bir yer edinen Alfresco C-levels, insanların bugünlerde özlemini duyduğu ekip çalışması alanına doğru heyecan verici bir iş hamlesine girişti.
Zaten kapsamlı bir şekilde test edilmiş bir BPM sistemine sahip olmalısınız. Artık işlerin kurum genelinde hem içeriden hem de dışarıdan kolektif bir katkıyla yapılmasını istiyorsunuz. Belgeleri yükleme, paylaşma, değiştirme ve onaylama gibi popüler Alfresco geliştirme süreçleri ofiste güvenli ve sağlam olmalı ve kurumsal intranet erişiminde olmalıdır. Alfresco Kurumsal İşbirliği BPM çözümü, ekip arkadaşlarını dijital alanda tek bir iş biriminde birbirine bağlamak için tasarlanmıştır. Bonus olarak, Alfresco'nun yeterli güvenliğe sahip hibrit bulut yapılandırması nedeniyle paylaşılan belgenin veya iş akışının harici katılımcılarına açıktır.
Süreç alışılmışın dışında veya özel olabilir. Örneğin, bankadaki iş geliştirme stratejisti, çevrimiçi bankacılığın geliştirilmesine yönelik hizmetlerin satın alınması için bir ihale açmaya karar verir. Alfresco İçerik Hizmetleri burada bir grup ilgi grubunun belirli iş akışına karşılıklı erişim için mükemmel bir temel olarak hizmet edecektir. Bu, ihaleyi başlatan kişi tarafından sağlanan kişisel kullanıcı adı ve şifre ile farklı noktalardan katılımcılar tarafından erişilen tanıdık bir kullanıcı arayüzüne sahip bir web sitesi olacaktır. İzin yönetim sistemi katılımcılara esnek erişim sağlanmasına olanak tanır.
İlgili Yazı: Bankalar İçin Doküman Yönetim Sistemi
Alfresco işbirliği sistemi
Alfresco Activiti motoru: süreç ve belge yönetimi
Alfresco Process Services ve Alfresco Activiti, Alfresco çözümlerinin farklı amaçlara sahip ürünleridir. Activiti, iş süreci yönetimini gerçekleştirmek için kullanılan bağımsız bir sunucudur. Bağımsız olarak çalışabilme özelliğine sahiptir. İş akışının hayati önem taşıdığı diğer sistemlerle entegre edilebilir. Bir şirket otomatikleştirilmiş bir iş sürecine ihtiyaç duyduğunda Alfresco Activity, belirli bir iş sürecindeki adımları koordine etmeye yönelik işlevsellik içermeyen herhangi bir web sistemiyle (Liferay içerik yönetimi ve işbirliği sistemi, e-Ticaret çok kanallı web siteleri vb.) birleştirilebilir. .
Duruma bakalım. Bir idari amir güncellenmiş bir şirket politikası sayfası yayınladı ve her çalışanın bunu bilmesini istiyor. “Şirketteki herkesin belgeyi tanıması ve bilgilendirmesi gerekiyor” cümlesiyle iş akışı sürecini başlatıyorlar. Hareketi başlattıktan sonra çalışanlar e-posta kutularına bağlantıyı alır ve bunun ardından herkes belirli bir görevde Alfresco'ya düşer ve iyileştirmeleri kabul edebilir veya reddedebilir.
Alfresco, mütevazı bir özellik kümesiyle bir atama etkinliği için yaklaşık beş varsayılan ilkel iş akışı türüne izin verir. Korkma. Sizi sınırlamaz: farklı uygulamalar için her türlü orijinal iş akışı oluşturulabilir. Yalnızca farklı sektörlerden çok çeşitli projeler deneyimleyen teknoloji bağımlıları bu işe mükemmel şekilde uygundur.
Alfresco Activiti iş akışı motoru. Kaynak: Alfresco
Alfresco'nun liderliği, ürünün JBoss jBPM ile işletmelere yönelik büyük ilerlemeler kaydetmesini mümkün kıldı. Sürüm 1.4 yayımlandığından bu yana, Alfresco veri havuzu içeriği karmaşık iş süreçleriyle yönetilebiliyordu. 4.0 sürümüyle birlikte Apache lisanslı iş akışı motoruyla Activiti ortaya çıktı. Daha sonra Alfresco 5.1, jBPM'nin düşmesiyle geldi. Alfresco ayrıcalıklarını ilk kez test etmeyi planlayanlar için Activiti'yi mutlaka tavsiye etmek istiyoruz; yakında yapılacak yükseltmeye yansıyan geri kalanı, her halükarda jBPM lisansını değiştirmek istemeyen jBPM'den ayrılacak.
Mobil İçerik ve Süreç Hizmetleri
İşletmelerin gelişmesi için uyum şarttır. Bu aynı zamanda mobil adaptasyonla da ilgili. Dijitaldeki en son yeniliklerin büyüsü, işletmeleri geleneksel iş süreçlerini mobil cihazlarla renklendirmeye itiyor. Alfresco EE, abonelerin mobil cihazlarda hassas kurumsal verileri güvence altına almaları için hareket halindeyken içerik şifrelemesi sağlar. Şifre, metni karıştıran ve anahtar olmadan kasıtlı suçlular için metni anlaşılmaz hale getiren tuhaf bir algoritmadır.
Teknik açıdan içerik hizmetleri, süreç hizmetleri ve uygulama geliştirme çerçevesi için üç uygulamayı kullanabilirsiniz. İlki, çok değerli içeriği paylaşmanıza ve düzenlemenize olanak sağlamak için tasarlanmıştır. Alfresco Process Services, Tomcat ile Java Sanal Makinesinde (JVM) çalıştırılır. Bu, herhangi bir hiyerarşik düzeydeki kullanıcıların görevlerle başa çıkmaları, işbirlikleri başlatmaları ve kabul edilebilir herhangi bir formattaki dosyaları yüklemeleri (uygulanan 3. taraf entegrasyonlarına bağlı olarak) için bir araçtır. Uygulama Geliştirme Çerçevesi'ne gelince, CE'nin daha önce ADF ile entegrasyonu yoktu, ancak şu anda geliştirme ve test aşamasındadır ve genel REST API'leriyle tamamen uyumludur. Yakında Activiti Topluluğunun desteklenmesi bekleniyor.
Alfresco Mobil Hizmetler'de güvenlik ve yönetişim konuları iyi düşünülmüştür. Yerel iOS ve Android uygulamaları, verilere erişime ilişkin kurumsal politikalarınızı kalıcı olarak şifreleyerek yürürlüğe koyar. Kişisel ve iş dosyalarının sınırları belirlenmiş yönetimi, kullanıcıya kolaylık sağlamak amacıyla yapılır.
Alfresco Mobil Hizmetleri
Alfresco Mobil Uygulaması, Alfresco platformuyla IP üzerinden iletişim kurar. Alfresco'yu mobilde kullanmadan önce, kurumsal platforma erişim için kullanıcı adınızı ve şifrenizi edinmeniz gerekir. Uygulamayı akıllı telefonunuza kurduktan sonra hangi topluluğa katılacağınızı seçmeniz istenecektir. Şimdi tek yapmanız gereken IP numarasını girmek ve verilere erişmek.
Alfresco'nun ekstra yetenekleri
Alfresco otomasyonu, iş süreçleriyle uğraşan içerik yönetimi çözümleriyle övgüyle karşılandı. Kullanmaya değer aşağıdaki özelliklere bir göz atalım.
Belge Tarama ve Yakalama. Çalışanlarınızın, yani erkeklerin kırmızı görmesine neden olan günlük manuel eylemleri anlatan aşağıdaki satırlarda kendinizi tanıyor musunuz? Düzinelerce sayfadan oluşan bir belgeyi alıp, yeni kağıt görünümünü kaybeden her sayfayı taradığında, sıra içeriği tanımaya ve her şeyi elle yeniden yazarak dijital ortama aktarmaya gelir. Çok zaman alıyor, değil mi? Asistanlar otomatik taramayla daha fazla katkıda bulunabilir. Panik yapma; bu sorun, Alfresco'nun entegre 3. taraf entegrasyonunun kullanıma hazır özellikleriyle çözülebilir. Önceki makalede her şeyi sıraladık .
Bilgi Yönetişimi. Bir sonraki büyük adım, tüm bu içerikle akıllıca nasıl başa çıkılacağıdır. Burada sadece yenilikçi düşünce hakkında takılıp takılmadığımızı tahmin etmeye ödül yok; bu nedenle Alfresco ile bilgi yönetimi otomasyona tabidir. Tam bilgi yaşam döngüsü 'yakalama – aktif kullanım – arşivleme – nihai imha', insan gözünün ulaşamayacağı şekilde kusursuz bir şekilde düzenlenebilir.
GDPR Uyumluluk Çözümleri. Genel Veri Koruma Yönetmeliği'nin (GDPR) 25 Mayıs 2018'de yürürlüğe girmesi bekleniyor. George Parapadakis'in Alfresco'nun blog yazısında belirttiği gibi , GDPR doğası gereği Dijital İş Platformları gibi hizmetleri içeren hassas bilgilerin korunması konularıyla ilgileniyor.
Alfresco çözümleriyle iş dünyasına 20 avantaj
Çalışanların daha yüksek verimliliği
Pek çok kuruluşun karşılaştığı önemli iş zorluklarından biri, kapsamlı manuel çalışmanın getirdiği yüktür. Sıkıcı ve zaman alıcı manuel işlemler üretkenliği engelleyebilir, verimliliği engelleyebilir ve potansiyel hatalara neden olabilir. Bununla birlikte, Alfresco'nun gelişmiş otomasyon yetenekleri sayesinde, tekrarlanan görevler kolaylaştırılabilir ve otomatikleştirilebilir, böylece çalışanların değerli zamanlarından tasarruf sağlanır ve daha stratejik ve katma değerli faaliyetlere odaklanmalarına olanak sağlanır. Bu yeni keşfedilen verimlilik sayesinde işletmeler, işgücünün üretkenliğinde kayda değer bir artış yaşayabilir ve bu da pazarda genel performansın ve rekabet gücünün artmasına yol açabilir.
Ayrı uygulamaların senkronizasyonu
Şirketinizin birden fazla ayrı uygulamayla uğraştığı bir senaryoda, bunların entegrasyonu ve etkili yönetimi önemli bir zorluk teşkil edebilir. Ancak Alfresco platformu, tüm uygulamaları ve verileri tek bir yerde merkezileştirerek kullanıcılar için kusursuz senkronizasyon ve erişilebilirlik sağlar. Bu entegrasyon, iş akışlarını basitleştirir, akıcı hale getirir ve farklı uygulamalar arasında geçiş yapma ihtiyacını ortadan kaldırarak üretkenliği ve işbirliğini artırır. Tüm verilerin senkronize bir konumda olmasıyla ekipler daha uyumlu bir şekilde çalışabilir, bu da daha fazla verimlilik ve genel kurumsal performans sağlar.
Yönetim görevleri otomatikleştirildi
Çok sayıda kullanıcı hesabını birden çok uygulamada yönetmek, kuruluşlar için karmaşık ve zaman alıcı bir süreç olabilir. Alfresco'nun LDAP entegrasyonları kullanıcı oturum açma sürecini basitleştirir ve yönetim görevlerini etkili bir şekilde otomatikleştirir. İşletmeler, kullanıcı verilerini farklı uygulamalar arasında kolayca senkronize etmek için merkezi bir kullanıcı yönetim sistemine sahip olur. Bu entegrasyon güvenliği artırır, kullanıcı erişimini optimize eder, hesap yönetimini basitleştirir ve yönetim yükünü azaltır.
Artan hız, rutinlerin kapanması azaldı
Verimsiz iş ve operasyonel yürütme sorunu uzun bir süredir devam ediyor ve genel verimlilik ve üretkenliği engelliyor. Ancak kritik iş akışlarının otomatikleştirilmesiyle çalışanlar inanılmaz hız ve çeviklikle çalışabilir. Geçmişte gecikmelere ve kesintilere neden olan rutin ve sıradan görevler artık verimli bir şekilde yerine getiriliyor, bu da operasyonların daha sorunsuz gerçekleşmesine ve siparişlerin daha iyi yerine getirilmesine olanak sağlıyor.
Güçlü rol hiyerarşisi
Şirketlerin karşılaştığı kritik zorluklardan biri denetim süreçlerinde katı bir hiyerarşiye duyulan ihtiyaçtır. Ancak Alfresco'nun işbirliğine dayalı görev yönetimi çözümü bu zorluğu etkili bir şekilde çözebilir. Alfresco platformuyla çalışan denetçiler, işbirliğine dayalı görevler üzerinde daha fazla kontrole sahip olur. Yöneticiler, bir çalışanın bir belge veya süreç aracılığıyla görevin kendi payına düşen kısmını yerine getirmede zorluk yaşaması durumunda devreye girebilir ve rehberlik ve destek sağlayabilir. Görevlerin zamanında tamamlanmasını sağlamak için denetçilerin çalışanlarla aktif olarak etkileşim kurabileceği organizasyondaki net bir rol hiyerarşisi, çalışanların verimliliğini ve senkronizasyonunu artırır.
Tüm kritik bilgiler tek bir yerde gösterilir
Kritik bilgilerin tek bir merkezi konumda sunulması sık karşılaşılan bir zorluktur. Alfresco platformunu kullanarak kuruluşlar, tüm önemli verileri ve belgeleri tek bir yerde bir araya getiren kapsamlı gösterge tabloları oluşturabilir. Özelleştirilebilir kontrol panelleri, kullanıcıların kontrol panelini kendi rolleri ve görevleriyle ilgili belirli bilgileri görüntüleyecek şekilde özelleştirmelerine olanak tanıyarak bu yetenekleri daha da genişletir. Çalışanlar önemli bilgilere kolayca erişebilir ve bunları kontrol edebilir, böylece karar alma süreçleri kolaylaştırılır ve işbirliği teşvik edilir.
Merkezi belge depolama
Bir iş sorunu, etkili aramayı engelleyebilecek çok sayıda kategorize edilmemiş belge ve dosyadır. Alfresco İçerik Yönetimi kullanıcıları, meta veriler, etiketler, klasör hiyerarşisi ve gelişmiş arama yetenekleriyle sistemdeki belgeleri kolayca düzenleyebilir ve kategorilere ayırabilir. Dosyalara meta veriler ve etiketler eklemek, içeriğin kolay tanımlanması için etiketlenmesine ve kategorize edilmesine olanak tanır. Klasör hiyerarşisi, sezgisel gezinmeyi kolaylaştırarak belgeleri düzenlemeye yönelik yapılandırılmış bir yaklaşım sağlar. Ek olarak, gelişmiş arama yetenekleri, kullanıcıların anahtar sözcükleri ve filtreleri kullanarak belirli dosyaları hızlı bir şekilde bulmasına olanak tanır. Alfresco'nun kapsamlı araç paketiyle işletmeler, organize bir belge deposunu koruyabilir, arama süresini önemli ölçüde azaltabilir ve kuruluş genelindeki kullanıcılar için üretkenliği artırabilir.
İnsan faktörünün neden olduğu daha az hata
Alfresco'yu uygulamanın en önemli faydası insan hatasının azalmasıdır. Kritik iş akışlarını ve görevleri otomatikleştirerek, manuel veri girişi ve karar alma süreçlerine olan bağımlılığı en aza indirebilir ve insan hatası olasılığını azaltabilirsiniz. Alfresco, kolaylaştırılmış ve standartlaştırılmış süreçlerle kritik operasyonların tutarlı ve doğru bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlayarak genel verimliliği artırır ve kuruluş için daha sağlam ve hatalara dayanıklı bir ortama katkıda bulunur. Alfresco ile iş süreçlerini otomatikleştirerek, işletmeler insan hatasını azaltabilir, bu da üretkenliğin artmasına, veri bütünlüğünün iyileşmesine ve müşteri memnuniyetinin artmasına yol açabilir.
C seviyeleri KPI'ya ulaşma düzeyini ölçebilir
Alfresco'yu kullanmanın önemli faydalarından biri, üst düzey yöneticilerin temel iş hedeflerine (KPI'ler) ulaşılıp ulaşılmadığını ölçmesine olanak sağlamasıdır. Alfresco'nun hızlı görev zamanlama özelliği sayesinde çalışanlar çalışma saatlerini doğru ve verimli bir şekilde kaydedebilir. Bu kolaylaştırılmış zaman izleme süreci, önemli görevlerin ve projelerin ilerleyişini izlemeyi kolaylaştırır. C düzeyindeki yöneticiler, çalışanların üretkenliği ve performansına ilişkin değerli bilgiler kazanarak veriye dayalı kararlar almalarına ve kuruluş genelinde KPI'ların başarısını ölçmelerine olanak tanır.
Belge üzerinde çalışma süresinin azaltılması
Bir şirket içinde belgelerin uzun ve kafa karıştırıcı hareketiyle ilgili sorun, Alfresco'nun otomatik belge yönetimiyle etkili bir şekilde çözülebilir. Platformun otomasyon yeteneklerini kullanan belgeler, gereksiz gecikmeler veya manuel müdahale olmadan, oluşturma aşamasından inceleme, onay ve dağıtıma kadar tüm yaşam döngüsünden geçer. Bu optimize edilmiş yaklaşım, belgelerin doğru paydaşlara hızlı bir şekilde ulaşmasını sağlayarak daha hızlı karar alma ve işbirliğine olanak tanır.
Hareket halindeyken verilere tam teşekküllü erişim
Alfresco'nun önemli bir avantajı, platformda depolanan verilere tarayıcı veya akıllı telefon olmadan bile tam erişimdir. Verilere zor erişimle ilgili sorun, Alfresco Mobil İçerik ve Süreç Hizmetleri çözümüyle etkili bir şekilde çözülebilir. Bu çözüm sayesinde kullanıcılar, tarayıcı veya akıllı telefonla sınırlı kalmadan, tabletler ve dizüstü bilgisayarlar da dahil olmak üzere çeşitli cihazları kullanarak hareket halindeyken önemli veri ve belgelere erişebilir.
Belgelerin yıllar itibariyle otomatik takibi ve saklanması
Alfresco kullanmanın önemli avantajlarından biri, süresi dolmuş dosyaların otomatik olarak takip edilmesi ve arşivlenmesi ve önemli iş süreçleri ve uygulamalarının elektronik kayıtlarının tutulmasıdır. Yıllar boyunca biriken önemli miktardaki dosyanın yönetilmesi sorunu, Alfresco Governance Services ile etkili bir şekilde çözülebilir. Platform, dosya son kullanma tarihini otomatik olarak takip ederek güncelliğini yitirmiş belgelerin belirlenip buna göre işlenmesini sağlayabilir. Uygun arşivleme sayesinde ilgili dosyalar güvenli bir şekilde saklanabilir, geçmiş veriler korunabilir ve aktif çalışma alanında yer açılabilir.
Her şey tek bir yerde depolanıyor
Alfresco Kurumsal İşbirliği Çözümü ile işletmeler, kurumsal uygulamaların karmaşık paylaşımı ve kullanımı zorluğunun üstesinden gelebilir. Alfresco'yu merkezi bir belge ve veri veritabanı olarak ele alarak tüm kritik bilgiler, kolay erişim ve işbirliği için tek bir yerde depolanır. Bu birleşik platform, iş akışlarını kolaylaştırır ve birden fazla uygulamaya olan ihtiyacı ortadan kaldırarak ekiplerin daha verimli çalışmasına olanak tanır.
Taranan dokümanların herhangi bir formata otomatik dönüşümü ve tanınması
Alfresco'nun Ephesoft ile entegre belge tarama ve yakalama çözümü, işletmelerin kağıt kopyaları manuel olarak elektronik belgelere dönüştürme sorununu zahmetsizce çözmesine olanak tanır. Önemli bir avantaj, dosyaların doc, excel ve pdf gibi çeşitli formatlara otomatik olarak dönüştürülmesinin yanı sıra taranan belgelerin tanınmasıdır. Bu, zaman alıcı manuel yazma, süreçleri kolaylaştırma ve üretkenliği artırma ihtiyacını ortadan kaldırır. Çalışanlar artık kağıt kopyaları kolayca ve doğru bir şekilde elektronik formatlara dönüştürerek hataları ve manuel işlemleri azaltabiliyor.
Evrakların hızlı ve yasal olarak doğrulanması
Alfresco'yu DocuSign ile entegre etmek, hantal belge onay süreçleri sorununa güçlü bir çözüm sunar. Bu entegrasyonun önemli bir faydası, elektronik imzaları kullanarak belgeleri hızlı ve yasal olarak doğrulama yeteneğidir. DocuSign'ın güvenli ve yasal olarak bağlayıcı elektronik imza özellikleri, manuel evrak ihtiyacını ortadan kaldırarak belge onay sürecini basitleştirir. Bu entegrasyon, kuruluşların belge onay sürecini hızlandırmasına, yasal gerekliliklere uyumu sağlamasına ve genel verimliliği artırmasına olanak tanır.
Etkili arama mekanizması sağlar
Alfresco'nun etkili arama motoru, kullanıcıların ihtiyaç duydukları belge ve bilgileri kolayca ve etkili bir şekilde bulmasına olanak tanır. Alfresco'nun kapsamlı ve kullanıcı dostu arama işlevi, kullanıcıların belge başlığı, meta veriler, içerik, etiketler vb. gibi çeşitli kriterlere dayalı olarak hızlı ve gelişmiş aramalar yapmasına olanak tanır. Alfresco'nun arama motoru özelleştirilebilir ve kullanıcıların arama sonuçlarını belirli dosya türlerine göre filtrelemesine olanak tanır. , tarih aralıkları, yazarlar veya diğer ilgili özellikler. Ayrıca Alfresco, tam metin aramayı da destekler; bu, kullanıcıların içeriği belgelerin metnine göre bulabileceği anlamına gelir.
Proses standardizasyonu
Platform, işletmelerin İş Süreci Modeli ve Gösterimi (BPMN) veya diğer süreç tanımlama dilleri gibi standart modelleri kullanarak standartlaştırılmış süreçleri ve iş akışlarını tanımlamasına olanak tanır. Alfresco'nun süreç standardizasyon yetenekleri sayesinde kuruluşlar, standart süreçler için yeniden kullanılabilir şablonlar oluşturarak görevlerin tutarlı ve verimli bir şekilde yerine getirilmesini sağlayabilir. Bu, hataları azaltır, düzenlemelere ve en iyi uygulamalara uyumu sağlar ve operasyonel verimliliği artırır.
Daha yüksek versiyonlama yeteneği
Alfresco, belgelerin etkili bir şekilde sürümlendirilmesine ve revizyon yönetimine olanak tanıyan gelişmiş sürüm oluşturma yetenekleri sağlar. Birden fazla kullanıcı belgeler üzerinde işbirliği yaptığında, değişiklikleri izlemek ve veri bütünlüğünü sağlamak için sürüm geçmişini net tutmak hayati önem taşır. Alfresco'da, bir belge her düzenlendiğinde veya güncellendiğinde, önceki sürüm bozulmadan otomatik olarak yeni bir sürüm oluşturulur. Bu sürüm oluşturma özelliği, kullanıcıların gerektiğinde önceki sürümlere erişmesine ve geri yüklemesine olanak tanıyarak belge değişiklikleri için şeffaflık ve hesap verebilirlik sağlar.
Seyahat ederken, e-imzalarken, CMR sistem entegrasyonunda ve diğer durumlarda dosyalarınızı nasıl koruyacağınızı öğrenmek için lütfen Alfresco'daki en popüler 3. taraf entegrasyonları hakkındaki makalemizi okuyun .
Alfresco geliştirmenin maliyeti ne kadardır?
Piyasada iki güvenilir Alfresco geliştirici türü vardır: sertifikalı ve dış kaynaklı. Aralarındaki fark sadece maliyettedir. Yıllardır dış kaynak kullanan geliştiriciler, deneyimleriyle pekiştirilen katkıda bulunma heyecanları nedeniyle bu alandaki güçlü niteliklerini kanıtlamışlardır. Aimprosoft'un portföyü, Alfresco geliştirme ve danışmanlık hizmetlerinin çeşitliliğini göstermektedir.
Rakamlar bu durumu ele alsın. Aşağıda Alfresco EDM'nin temel ve gelişmiş özellik setlerinin dağıtımına ilişkin kaba bir tahmin yer almaktadır:
- Kurulum – 4 saat;
- Kullanıcı hesaplarını manuel olarak oluşturun – 1 saat içinde 15 hesap;
- Site oluşturma (izinleri dahil edin) – 1 saat içinde 10 site;
- Veri yükleme (sunucunun bant genişliğine bağlıdır) – 1 saatte 10 GB;
- Ek hizmetleri (CMIS, gelen ve giden e-posta, FTP, LDAP, SSO) yapılandırın - 1 güne kadar.
Deneyimlerimize dayanarak, müşterilerimiz temel kurulumları ve bazı gerekli özelleştirmeleri sipariş ederler; bu siparişler, temel kurulumlar için üç iş günü (24 saat) ile karşılaştırıldığında genellikle 1 hafta kadar sürer. Kurumsal müşteriler, karmaşık özel iş akışları ve içerik yönetimi ile ilgili tüm gereksinimlerini karşılamak için Alfresco geliştirme sürecinin altı ayı içinde bir sisteme sahip olacaklar.
Başlangıçta belge yönetimi, iş süreci yönetimiyle ayrılmaz bir şekilde bağlantılıdır çünkü ikincisi veriler üzerinde başlatılır. BPM çözümünün varsayılan paketi, bir Kıdemli Alfresco Geliştiricisi ve DevOps tarafından üstlenilerek 8 saat içinde kullanıma hazır hale gelebilir. 4-6 aydan itibaren daha karmaşık iş süreci otomasyon sistemleri geliştirilmektedir.
Alfresco'yu başarılı bir şekilde kullanan işletmelerin gerçek dünyadaki bazı örnekleri nelerdir?
İçerik yönetimi ve iş süreci otomasyonu için Alfresco'yu başarılı bir şekilde kullanan işletmelerin gerçek dünyadan birkaç örneği olmuştur. Onlara daha yakından bakalım.
NASA: Kurumsal işbirliği
Ulusal Havacılık ve Uzay Dairesi (NASA), Alfresco'yu 800'den fazla siteye sahip özel işbirliği portalı aeroCOMPASS'a entegre etti. Alfresco'nun yeteneklerini kullanan NASA, çeşitli departmanları ve ekipleri arasında işbirliğini ve belge yönetimini geliştirerek kritik bilgilerin alışverişini kolaylaştırdı ve iş akışı verimliliğini artırdı.
Cisco: SalesConnect
Dünyanın en büyük ağ oluşturma şirketi Cisco, satış ve iş ortağı ekiplerinin müşteri görüşmelerini desteklemek için kritik bilgileri aramak için önemli miktarda zaman harcaması sorunuyla karşı karşıya kaldı. Bu içerik kaosu, şirkete yılda 375 milyon doların üzerinde üretkenlik kaybına mal oldu. Alfresco tarafından desteklenen merkezi bir satış içeriği ve eğitim platformu olan SalesConnect'i uygulayarak, kullanıcılara ilgili bilgilere hızlı erişim sağlayarak satış ekiplerinin müşterilere odaklanmasını ve kapsamlı çözümler sunmasını sağladılar.
Ulusal Bilimler Akademisi, ABD: Web İçeriği Yönetim Platformu
Ulusal Bilimler Akademisi'nin (NAS) Dünya ve Yaşam Çalışmaları Bölümü (DELS), kendi geliştirdiği içerik yönetim sistemini yönetirken önemli zorluklarla karşılaştı. Bu, işlevselliğin bozulmasına ve personel için Web yayınlama araçlarına ihtiyaç duyulmasına yol açtı. DELS, Alfresco ile başka bir içerik yönetimi platformunu birleştirerek site kalitesini ve performansını korurken tam bir editoryal kontrol elde etti. Ayrıştırılmış içerik dağıtım yaklaşımı, çok kullanıcılı içerik üretimini, esnek içerik modellemeyi, çok siteli ve çok kanallı yayınlamayı ve gelişmiş ölçeklenebilirlik ve performansı destekledi.
Birleşik Krallık Güç Ağları: ECM uygulaması
ECM uygulaması, lisans ücretlerinde 1,5 milyon £'luk maliyet tasarrufu sağlamanın ve gelişmiş bilgi paylaşımı ve işbirliğinden üretkenlik ve verimlilik avantajları elde etmenin yanı sıra, Birleşik Krallık Enerji Ağları için işletme maliyetlerini azaltırken müşteri hizmetlerini iyileştirmede de önemli bir rol oynadı. UK Power Networks, Alfresco aracılığıyla elektrik dağıtım sektöründe yenilikçiliği ve maliyet verimliliğini artırırken güvenilir, emniyetli ve sürdürülebilir elektrik sağlamaya devam ediyor.
Westminster Üniversitesi: ECM sistemi
Westminster Üniversitesi, karmaşık bilgileri verimli bir şekilde yönetmek için birinci nesil intranet platformunu entegre bir kurumsal içerik yönetimi (ECM) sistemiyle değiştirmeye çalıştı. Alfresco ECM çözümünün, web destekli hizmetler aracılığıyla dış kurumlarla ortaklık yeteneklerini geliştirirken akademisyenler ve profesyonel personel ekipleri arasındaki iç işbirliğini desteklemek için ideal olduğu ortaya çıktı. Üniversitenin web içerik yönetim sistemiyle entegre olan ECM sistemi, 195.000 belgeye erişen 2.500 kullanıcı için belge, kayıt ve bilgi yönetimini destekleyerek arama, bulma ve içerik bağlama yeteneklerini geliştirir.
Nihai sonuç
BPM patlaması gerçekten de dünya iş deneyimini dönüştürdü. Bugün Alfresco çözümlerinin ana nedeni ile ilgili temel bir terimdir. Alfresco'yu iş süreçleri akışı ve belge akışıyla eşanlamlı hale getirir. Gördüğünüz gibi Alfresco, belge depolama sistemi, otomatik iş akışı ve işbirliği sisteminin bir arada olduğu bir sistemdir. İşinizi geliştirmek için bir çözüm arıyor olabilirsiniz. Ve uygun bir yazılımın etrafında seçim yapıyorsunuz.
Riske girmeye ve Alfresco İçerik Hizmetlerinin keyfini çıkarmaya başlamaya karar verdiğinizde, bir sorunu çözdükten sonra, birbiriyle ilişkili en az iki karmaşık sorunu daha çözebilirsiniz. Tarama, akıllı depolama ve arşivleme ve çok daha fazlası, isteğinize bağlı olarak hoş bir bonus olarak gelecektir.