Belediyelerde Süreç Yönetimi ve ProcessMaker BPM Uygulaması

ProcessMaker – Süreç Yönetim Yazılımı ile ilk projemizi İstanbul – Üsküdar Belediyesinde tamamladık. Bu yazımızda proje ve kazanımlar ile ilgili kısa bir özet vereceğiz.

İhtiyaç

İş ihtiyacı öncelikle belediyenin Temizlik İşleri Müdürlüğünden geldi. Birim bünyesinde yürütülen işlerin takibi ve raporlaması için bir “İş Takip Sistemi” ne ihtiyaç vardı. İşler büyük bir hızla yürütülüyor, ekipler yoğun çalışıyor ancak bu işlerin raporlaması ve analizi yapılamıyordu.

Çözüm

Çözüm olarak porföyümüzde yer alan ProcessMaker BPM yazılımını sunduk. ProcessMaker esnek süreç dizayn yetenekleri sayesinde hem birimin zaman içinde değişen-gelişen yapısına uyum sağlayabilecek, hem de uygulama başarılı olursa diğer birimlerin ihtiyaçları da aynı altyapı ile kolayca çözüm bulunabilecekti.

Selensoft’un danışmanlığı ve geliştirme hizmetleri ile kısa zamanda yürüyen etkili bir sistem hayata geçirildi. ProcessMaker’ın açık kaynak kodlu olması sebebi ile kurum lisans bedeli ödemeden gelişmiş bir BPM yazılımına sahip oldu.

ProcessMaker’ın %100 web tabanlı yapısı sayesinde, kurulum, bakım ve işletim maliyetleri minimize edildi. Projenin %80 i uzak erişimle geliştirildi. Bilgisayarlar dışında; tablet, akıllı telefon gibi platformlardan sisteme kolayca bağlantı sağlandı.

ProcessMaker’ın açık kaynak kodlu yapısı entegrasyona açık ve hazırdır. Bu sebeple yazılım, belediyenin kullandığı diğer sistemlerle kolayca entegre oldu. Bu entegrasyonlar:

ProcessMaker – Süper Hizmet Masası uygulaması

ProcessMaker – Ödeme Sistemleri entegrasyonu

ProcessMaker – Belediye web servisleri (mahalle ve sokakların alımı, e-posta ve sms gönderimi gibi.)

ProcessMaker – T.C. Kimlik No entegrasyonu

ProcessMaker – Reportico – eHarita entegrasyonu (yapım aşamasındadır)

Raporlama

Raporlama için yine PHP tabanlı Reportico sistemi kullanıldı. Reportico’da, ProcessMaker gibi Açık Kaynak Kodlu bir sistemdir. Rapor kriter ekranı, Rapor Dizayn bölümü, gruplama ve dip toplam özelliği, grafik ekleme ve gelişmiş veri aktarım (HTML, PDF, CSV, XML, JSON) özellikleri ile ihtiyacı yeterince karşıladı. Raporlama, Reportico’dan ProcessMaker’ın MySQL veritabanına bağlantı kurularak yapıldı.

ProcessMaker Reportico integration

Böylece bir belediyemizde WAMP (Windows Server, Apache Web Sunucusu, MySQL veritabanı, PHP) platformunda, iki PHP tabanlı ve açık kaynak kodlu yazılım (ProcessMaker ve Reportico) kullanılarak başarılı bir çözüm sistemi oluşturulmuştur.

Kazanımlar

İşletim sistemi dışında tüm bileşenler Lisans maliyeti olmaksızın kamu kurumumuza kazandırılmıştır. *

Açık kaynak kodlu verimli bir proje tamamlanmış, kullanılan yazılımların uyumlu çalışmaları sağlanmıştr.

Çevre sistemlerle Entegrasyon hızlı ve etkin bir biçimde sağlanmıştır.

Projenin başarısı üzerine Fen İşleri Md. birimi ile de çalışmalara başlanmıştır.

Sisteme sahadan doğrudan erişim ile ilgili çalışma ve testler başlamıştır.

(* İşletim Sistemi olarak, kurum Windows Server Lisansına sahip olduğu için kullanılmış olup, yapıyı Linux serverlar ile de oluşturmak mümkündür.)

Sonuç

Selensoft olarak, kuruluş amacımız ve misyonumuz gereği Açık Kaynak Kodlu yazılımlarla bütünleşik bir projeyi tamamlamış bulunmaktayız. Üstelik bu projenin bir kamu kurumunda yapılmış olması ayrıca kıvanç ve mutluluk vermektedir.